Bauunternehmen digitalisieren: ein Ablauf, ein Team, ein messbarer Pilot
Wenn du Einsatzplanung, Zeiterfassung, Rapporte und Ablage gleichzeitig umstellst, muss dein Team viele neue Gewohnheiten auf einmal lernen. Gleichzeitig wird schwer erkennbar, welche Änderung wirklich etwas verbessert.
Beginne mit einem Ablauf, der häufig vorkommt und heute unnötige Rückfragen oder Doppelarbeit verursacht. Erprobe ihn mit einem Team und den Personen im Büro, die seine Angaben weiterverwenden. Vor dem Start legt ihr fest, woran ihr eine Verbesserung erkennen wollt und wann ihr gemeinsam entscheidet, wie es weitergeht.
Der folgende Vierwochenplan ist eine redaktionelle Arbeitshilfe. Die Dauer ist ein Vorschlag, kein Erfolgsversprechen. Bei wenigen Vorgängen oder aussergewöhnlichen Baustellen braucht ihr möglicherweise länger für einen brauchbaren Vergleich.
Einen Ablauf wählen, den ihr vollständig überblickt
Ein geeigneter Einstieg hat einen klaren Anfang und ein sichtbares Ergebnis. Beispielsweise: Ein Vorarbeiter erstellt den Baustellenrapport; die Projektleitung prüft ihn; das Büro hat eine vollständige Fassung mit den zugehörigen Belegen.
Das ist konkreter als «Wir werden papierlos». Auf einer Seite lässt sich festhalten, wer heute welche Information erfasst, wo sie weitergegeben wird und wer sie nochmals bearbeitet. Das SECO-KMU-Portal empfiehlt ebenfalls, zuerst Ist-Prozesse und Ziele zu klären. Erst daraus ergibt sich, welches Werkzeug euch hilft.
Für den ersten Pilot eignen sich zum Beispiel die Rapportübergabe im Gerüstbau oder die Zuordnung von Fotos und ausgeführten Arbeiten im Gartenbau. Wählt einen dieser Abläufe. Die anderen kommen auf eine spätere Liste, damit der Pilot überschaubar bleibt.
Den heutigen Ablauf mit echten Fällen aufnehmen
Nehmt fünf bis zehn aktuelle Vorgänge gemeinsam durch. Wo begann die Erfassung? Welche Unterlage fehlte? Wie oft wurde nachgefragt? Hat jemand Stunden oder Material nochmals abgetippt? Notiert auch die Schritte, die bereits gut funktionieren und die ihr beibehalten wollt.
Vereinbart anschliessend wenige Angaben, die für einen vollständigen Vorgang erforderlich sind. Bei einer Rapportübergabe können das Projekt, Datum, Beschreibung, Stunden und benötigte Belege sein. Welche Angaben tatsächlich nötig sind, hängt von eurer Arbeit und den vereinbarten Anforderungen ab.
Beschreibt das Ziel so, dass das Büro es prüfen kann: «Bei der ersten Prüfung sind Projekt, Beschreibung und erforderliche Belege vorhanden.» Falls zusätzlich ein Übertragungsschritt entfallen soll, nennt genau diesen. Eine digitale Erfassung kann auch dann nützlich sein, wenn danach noch manuell geprüft werden muss.
Vier Verantwortlichkeiten festlegen
In einem kleinen Betrieb darf eine Person mehrere Aufgaben übernehmen. Entscheidend ist, dass nichts zwischen zwei Zuständigkeiten liegen bleibt.
- Pilotleitung
Umfang, Termine und Ziel festhalten; offene Probleme klären; Entscheidung vorbereiten - Person aus dem Baustellenteam
Den Ablauf praktisch testen; Hindernisse und fehlende Angaben zurückmelden - Person aus Projektleitung oder Büro
Vollständigkeit prüfen; Rückfragen und Nachbearbeitung erfassen - Technische Ansprechperson
Zugänge, Geräte und Berechtigungen vorbereiten; den Ersatzweg bei Störungen erklären
Plant dafür echte Arbeitszeit ein. Ein Pilot neben unverändert voller Auslastung macht es schwer, Fragen zu klären und Mitarbeitende einzuarbeiten. Das SECO-KMU-Portal nennt Zeit, Personal und Weiterbildung ausdrücklich als Ressourcen der digitalen Umstellung.
Ein möglicher Vierwochenplan
Woche 1: Ausgangslage messen und vorbereiten. Erfasst den Aufwand im bestehenden Ablauf und zählt vollständige sowie nachzubearbeitende Vorgänge. Legt Projekte, Zugänge und Ablageorte für den Pilot an. Prüft mit einem Testvorgang, ob alle Beteiligten die nötigen Informationen sehen können.
Woche 2: Gemeinsam starten. Führt eine kurze Einführung am tatsächlichen Gerät durch. Jede beteiligte Person erledigt selbst einen vollständigen Vorgang. Klärt, was bei fehlender Verbindung, einem falschen Projekt oder einem vergessenen Beleg passiert. Die Pilotleitung sammelt Probleme an einem Ort und bespricht sie kurz mit dem Team.
Woche 3: Im normalen Alltag arbeiten. Das Team nutzt den vereinbarten Ablauf für den abgegrenzten Pilotbereich. Das Büro erfasst weiter Aufwand und Rückfragen. Wenn ihr etwas ändert, notiert Datum und Grund; sonst vergleicht ihr später unbemerkt verschiedene Abläufe.
Woche 4: Ergebnisse gemeinsam beurteilen. Vergleicht genügend ähnliche Vorgänge, hört Baustelle und Büro an und entscheidet: ausweiten, gezielt nachbessern, länger beobachten oder zurück zum bisherigen Ablauf. Ein Pilot darf zeigen, dass eine Lösung noch nicht passt.
Vermeidet einen unbegrenzten Parallelbetrieb. Legt vor dem Start fest, welche Ablage im Pilot führend ist und wie der Ersatzweg bei einer Störung funktioniert. Wenn ihr zur Kontrolle vorübergehend doppelt erfasst, begrenzt diesen Zeitraum und messt den Zusatzaufwand separat.
Ein Messblatt, das Aufwand sichtbar macht
Zählt aktive Bearbeitungszeit getrennt von Wartezeit. Wenn ein Rapport einen Tag im Postfach liegt, ist das keine achtstündige Bearbeitung. Erfasst die Minuten aller beteiligten Personen: Zwei Personen, die fünf Minuten eine Rückfrage klären, verursachen zusammen zehn Personenminuten.
Diese Vorlage lässt sich in eine Tabelle kopieren:
- Datum / Vorgang / Phase
Eindeutige Nummer; bisheriger Ablauf oder Pilot - Art und Umfang
Beispielsweise Tagesrapport mit drei Mitarbeitenden und zwei Belegen - Erfassen
Aktive Personenminuten auf der Baustelle - Prüfen und Übertragen
Aktive Personenminuten im Büro - Rückfragen und Korrekturen
Aktive Personenminuten aller Beteiligten; Grund kurz notieren - Beim ersten Eingang vollständig?
Ja oder Nein, gemäss vorher vereinbarter Liste - Besonderheit
Einführung, Störung, ungewöhnlicher Auftrag oder geänderter Ablauf
Addiere Erfassen, Prüfen und Übertragen sowie Rückfragen und Korrekturen. Teile die Summe durch die Zahl vergleichbarer Vorgänge. Zusätzlich hilft der Anteil der beim ersten Eingang vollständigen Vorgänge: vollständige Vorgänge geteilt durch alle geprüften Vorgänge.
Fiktives Rechenbeispiel: Zehn vergleichbare Rapporte verursachen vorher insgesamt 180 Personenminuten und im Pilot 140. Das entspricht 18 beziehungsweise 14 Minuten je Rapport, also vier Minuten weniger pro Vorgang. Das ist ein Beispiel zur Berechnung und keine gemessene Caturix-Ersparnis. Einmalige Einrichtung und Schulung würdest du separat ausweisen, laufende Hilfestellung dagegen zum Pilotaufwand rechnen.
Eine kleine Stichprobe liefert einen Hinweis. Prüft, ob der Unterschied an der Lösung, der Übung oder einfacheren Baustellen lag. Spart das Büro Zeit, während die Baustelle mehr Aufwand hat, zählt die Summe beider Seiten. Prüft ausserdem die Qualität: Weniger Minuten helfen wenig, wenn Belege fehlen.
Die Startnachricht ans Team
Ab [Datum] testen wir mit [Team] auf [Projekte] folgenden Ablauf: [Ablauf]. Unser Ziel ist [beobachtbares Ergebnis]. Führende Ablage ist [Ort]. [Name] erfasst, [Name] prüft; bei Fragen hilft [Name]. Wenn der digitale Weg ausfällt, nutzen wir [Ersatzweg] und kennzeichnen den Vorgang zur Nachbearbeitung. Wir sammeln Probleme unter [Ort] und besprechen sie an [Termin]. Am [Datum] entscheiden wir gemeinsam anhand von Aufwand, Vollständigkeit und euren Rückmeldungen, wie es weitergeht.
Nach dem Pilot bewusst entscheiden
Weitet erst aus, wenn der Ablauf verständlich ist, die Zuständigkeiten funktionieren und die wesentlichen Probleme gelöst sind. Für das nächste Team braucht ihr eine kurze Anleitung, eine Ansprechperson und dieselben klaren Regeln für Ausnahmen. Das Messblatt könnt ihr danach vereinfachen; die Kontrolle der Vollständigkeit bleibt Teil des Arbeitsablaufs.
Wenn euch Zeit oder Erfahrung für diesen Einstieg fehlt: Bei der Digitalisierungsbegleitung von Caturix könnt ihr euren Ablauf gemeinsam aufnehmen und die Einführung planen. Welche Software ihr anschliessend einsetzt, entscheidet ihr selbst.