Regiearbeiten dokumentieren: vom Zuruf zum prüfbaren Rapport
Am Nachmittag wird auf der Baustelle eine zusätzliche Arbeit verlangt. Das Team erledigt sie, jemand macht ein Foto, am Abend wartet die nächste Aufgabe. Wenn das Büro später abrechnen will, fehlen der Anlass, die Stunden oder die Information, wer die Arbeit bestellt hat.
Ein brauchbarer Regieablauf beginnt deshalb beim Änderungswunsch und endet erst, wenn der Rapport geprüft und sein weiterer Status geklärt ist. Dafür brauchst du eine klare Zuständigkeit, einen festen Ablageort und wenige Angaben, die dein Team zeitnah festhält. Der folgende Ablauf funktioniert mit einer Papiermappe ebenso wie mit einer digitalen Lösung.
Zuerst klären, was zusätzlich verlangt wird
Eine zusätzliche Arbeit ist nicht allein deshalb verrechenbare Regie, weil sie im Rapport steht. Prüfe zuerst den vereinbarten Leistungsumfang: Ist die Arbeit bereits enthalten? Wer darf Änderungen bestellen? Wie müssen Zusatzleistungen angezeigt und freigegeben werden? Welche Preise oder Abrechnungsgrundlagen gelten?
Ein Regierapport dokumentiert die ausgeführte Leistung und den erfassten Aufwand. Er ersetzt nicht automatisch eine Bestellung oder eine Preis- und Vergütungsvereinbarung. Welche Bedeutung eine Bestätigung oder Unterschrift hat, hängt unter anderem vom Inhalt, den Befugnissen der Beteiligten und den vertraglichen Vereinbarungen ab.
Auch der KBOB-Leitfaden zum Nachtragsmanagement trennt die Dokumentation des Sachverhalts von der Beurteilung einer Forderung und dem Vertragsnachtrag. Er empfiehlt, Auswirkungen möglichst vor der Ausführung schriftlich zu klären. Der Leitfaden richtet sich an öffentliche Bauherren; er ist hier eine Orientierung für einen geordneten Ablauf, keine allgemeingültige Vertragsregel. KBOB-Leitfaden, insbesondere Seiten 17–20
Für dein Team heisst das: Ein unklarer Zuruf wird an die zuständige Projektleitung weitergegeben. Diese klärt Bestellung, Preisgrundlage und allfällige Terminfolgen auf dem vereinbarten Weg.
Ein Ablauf mit fünf klaren Übergaben
1. Den Änderungswunsch festhalten. Notiere Projekt, Ort, Datum, verlangte Arbeit und anfragende Person. Beschreibe die Abweichung konkret. «Material zusätzlich umsetzen, weil der Abladeplatz geändert wurde» hilft später mehr als «Zusatzaufwand Baustelle».
2. Die Klärung zuordnen. Die Projektleitung hält fest, wo die Bestellung und die vereinbarte Abrechnungsgrundlage abgelegt sind. Ist etwas offen, bekommt es eine zuständige Person und einen nächsten Termin. So verschwindet eine fehlende Freigabe nicht hinter einem fertigen Rapport.
3. Die Leistung vor Ort erfassen. Die verantwortliche Person rapportiert zeitnah, möglichst direkt nach der Arbeit oder bis zum Tagesabschluss. Das ist eine interne Arbeitsregel, keine Aussage über vertragliche Fristen. Erfasse Arbeitszeit je Person, tatsächlich eingesetztes Material und relevante Fahrzeuge oder Maschinen mit Einheit und Menge. Fotos helfen bei der Zuordnung, ersetzen aber die Beschreibung nicht.
4. Den Rapport prüfen und weitergeben. Die Projektleitung prüft Vollständigkeit, Mengen und den Bezug zur bestellten Arbeit. Anschliessend geht der Rapport nach dem vereinbarten Verfahren an die richtige Stelle. Halte Versanddatum, Empfänger und die eingereichte Fassung fest.
5. Den offenen Status verfolgen. Das Büro oder die Projektleitung prüft regelmässig: Ist eine Rückfrage eingegangen? Fehlt eine Bestätigung? Ist eine Korrektur nötig? Ist die Grundlage für die Abrechnung geklärt? Erst diese Rückmeldung schliesst die Lücke zwischen Baustelle und Büro.
Ausgefülltes Muster: zusätzlicher Materialumschlag im Gerüstbau
Das folgende Beispiel ist vollständig fiktiv. Es zeigt eine nachvollziehbare Dokumentation und ist keine Vertragsvorlage oder Liste gesetzlicher Pflichtfelder.
- Projekt und Rapport
Wohnhaus Lindenweg, Projekt G-024, Rapport R-018 - Datum und genauer Ort
14.10.2026, Materiallager im südlichen Hof - Anlass
Der ursprünglich vorgesehene Abladeplatz Nord steht nicht zur Verfügung. Bereits abgeladenes Gerüstmaterial muss zum vereinbarten Ersatzlager im Hof umgelagert werden. - Bezug zur Bestellung
Änderungsbestellung Z-04 vom 13.10.2026; im Projektordner unter «Zusatzleistungen» abgelegt - Ausgeführte Arbeit
Material vom Abladeplatz Nord zum Ersatzlager Süd transportiert und dort für die Montage bereitgestellt - Mitarbeitende und Zeit
Person A: 09.00–10.30 Uhr, 1,5 h; Person B: 09.00–10.30 Uhr, 1,5 h; zusammen 3,0 Personenstunden - Material
Kein zusätzlich verbrauchtes Material - Fahrzeuge und Maschinen
Kein gesondert rapportierter Einsatz - Abrechnungsgrundlage
Gemäss Änderungsbestellung Z-04 und dort referenzierter Regiepreisliste; Prüfung durch Projektleitung - Beilagen
Fotos «R-018-vorher» und «R-018-nachher», jeweils dem Projekt zugeordnet - Bearbeitungsstand
Intern geprüft; zur Prüfung an die bezeichnete Stelle übermittelt; Rückmeldung noch offen
Bei den Stunden zählt die Personenzeit: Zwei Mitarbeitende während anderthalb Stunden ergeben drei Personenstunden. Sind diese bereits in der täglichen Zeiterfassung enthalten, müssen sie dort der Zusatzleistung zugeordnet werden. Sie dürfen nicht versehentlich ein zweites Mal als zusätzliche Arbeitszeit erscheinen.
Im Gartenbau funktioniert dieselbe Logik. Muss beispielsweise eine zusätzlich bestellte Pflanzfläche vorbereitet werden, beschreibst du die genaue Lage und Abgrenzung. Die Formulierung «Gartenarbeiten gemäss Absprache» lässt später offen, welcher Teil zur ursprünglichen Leistung und welcher zur Änderung gehört.
Zwei kurze Vorlagen zum Kopieren
Mit dieser Nachricht kann die Projektleitung eine angefragte Änderung klären. Passe sie an euren Vertrag und Kommunikationsweg an; sie ist keine bereits erteilte Freigabe.
Betreff: Zusatzleistung [Projekt / Bereich] – Klärung vor Ausführung
Am [Datum] wurde folgende Änderung angefragt: [konkrete Arbeit]. Nach unserem aktuellen Verständnis ist sie im vereinbarten Umfang [Bezug] nicht enthalten. Vorgesehener Aufwand und Abrechnungsgrundlage: [Angaben / Offerte]. Auswirkungen auf den Termin: [Angabe]. Bitte bestätigt uns Bestellung und Abrechnungsgrundlage über den vereinbarten Weg oder meldet eure Korrektur. Zuständig bei uns: [Name, Kontakt].
Für die Erfassung auf der Baustelle genügt eine kurze, wiederverwendbare Struktur:
Regie-Notiz
Projekt / genauer Ort: […]
Datum / Rapportnummer: […]
Anlass und Bezug zur Bestellung: […]
Ausgeführte Arbeit: […]
Mitarbeitende / Stunden je Person: […]
Material / Fahrzeuge / Maschinen mit Mengen und Einheiten: […]
Fotos oder Belege: […]
Noch offen / zuständige Person: […]
Die kurze Kontrolle vor der Abrechnung
Lege pro Zusatzleistung eine eindeutige Nummer fest und verwende sie in Notiz, Rapport, Belegen und Rückfragen. Eine einfache Übersicht mit den Spalten «Nummer», «Projekt», «Rapport vorhanden», «Klärung offen», «verantwortlich» und «nächster Termin» reicht zum Start.
Kontrolliert diese Übersicht einmal pro Woche gemeinsam. Dabei geht es nicht nur um fehlende Rapporte: Auch ein vollständig ausgefüllter Rapport kann eine ungeklärte Preisgrundlage oder eine offene Rückfrage haben. Korrigierte Fassungen müssen als solche erkennbar bleiben, damit Baustelle, Projektleitung und Büro mit denselben Angaben arbeiten.
Wenn du Regierapporte direkt auf dem Gerät erfassen möchtest: Die Caturix Rapport App speichert sie lokal, funktioniert bei der Erfassung offline und erstellt PDFs zur Weitergabe. Für den E-Mail-Versand brauchst du eine Verbindung. Die eigenständige App ist für Regierapporte gedacht; die Übergabe und Ablage im Büro legst du weiterhin bewusst fest.